OptiRH

L'ARCOP gère un personnel réparti sur sept directions et traitait les congés, absences et documents RH sur des formulaires qui circulaient de bureau en bureau. OptiRH fait passer tout cela sur une application web unique : un agent dépose sa demande de congé ou de document en ligne, elle suit le circuit de validation réel de l'ARCOP (responsable direct, puis chef de direction, puis RH), et la décision signée sort en PDF prêt à imprimer. La RH tient le registre du personnel, les soldes de congé et le calendrier des jours fériés au même endroit, et chaque rôle (agent, RH, directeur financier, directeur général) dispose d'un tableau de bord construit autour de ce qu'il fait réellement. OptiRH est en production à l'ARCOP pour un effectif de quelques dizaines d'agents.

Le problème

Les demandes de congé et d'absence à l'ARCOP circulaient sur papier : un formulaire rempli à la main, porté de l'agent à son responsable, au chef de direction, à la RH, puis retour. Personne n'avait de vision fiable de qui était absent, du nombre de jours de congé restants par personne, ou de l'endroit où une demande était bloquée. Éditer la décision de congé signée finale supposait de ressaisir les mêmes informations dans un document à chaque fois.

L’approche

OptiRH est une application Laravel unique qui reproduit l'organigramme de l'ARCOP (directions, postes, relation « responsable de ») pour que chaque demande soit acheminée automatiquement aux bonnes personnes. Le circuit de validation est modélisé en niveaux explicites : une demande n'atteint la RH qu'une fois le responsable direct et le chef de direction ayant validé, et la validation finale fige un numéro de décision séquentiel et génère le PDF. Les durées de congé sont calculées à partir d'un calendrier de jours fériés tenu à jour, et les soldes papier existants ont été repris via un import CSV qui associe les agents par leur nom.

Le résultat

• Les demandes de congé, d'absence et de documents RH de l'ARCOP sont déposées et validées dans l'application ; le circuit papier a disparu.
• La décision de congé signée est générée en PDF en fin de circuit au lieu d'être ressaisie.
• La RH a une vue à jour du personnel, des soldes de congé restants et des demandes en attente ; chaque rôle a son propre tableau de bord.
• En production à l'ARCOP pour un effectif de quelques dizaines d'agents.

Fonctionnalités clés

• Demandes de congé et d'absence en ligne qui suivent le circuit de validation réel de l'ARCOP : responsable direct, chef de direction, RH
• Acheminement automatique : chaque demande arrive chez le bon validateur selon l'organigramme
• Décisions de congé générées en PDF (annuel, maternité, exceptionnel), numérotées à la suite
• Demandes de documents RH (attestations de travail et de stage) avec le même circuit de validation et une sortie PDF
• Registre du personnel : directions, postes, affectations, contrats, coordonnées bancaires, documents personnels
• Soldes de congé par agent, avec un calendrier de jours fériés tenu à jour pour le calcul des durées
• Import CSV des soldes de congé, pour la sortie du papier au lancement et pour la remise à zéro annuelle
• Tableaux de bord par rôle (agent, RH, directeur financier, directeur général) avec les chiffres utiles et les actions en attente
• Espace de publications internes avec pièces jointes
• Journal d'activité qui trace chaque action, et notifications par email avec relance et repli en cas d'échec d'envoi